Une facture électronique est un document numérique contenant des informations de facturation présentées dans un format structuré. Elle est transmise par voie électronique du fournisseur au client. Cette méthode présente des avantages considérables tant pour les vendeurs que pour leurs consommateurs. Les entreprises fournissant des produits et des services peuvent générer automatiquement des factures numériques à partir des transactions de vente, au lieu de devoir les créer et les imprimer manuellement.
Les caractéristiques d’une facture électronique
Une facture électronique est une pièce justificative émise, envoyée et reçue dans un format informatisé. La validité et le contenu de ce document sont identiques à ceux d’une facture papier. Une facture électronique peut être représentée et envoyée dans différents formats de données.
Cependant, la numérisation des factures papier n’est pas la même chose que la facturation électronique. Si vous prenez une photo d’une facture papier ou utilisez une application pour la convertir en facture PDF, ce n’est pas de la facturation électronique. Si elle n’a pas été émise par voie électronique et ne contient pas de données structurées qu’une machine peut lire ou extraire, il ne s’agit pas d’une facture électronique.
Les factures électroniques peuvent être générées et traitées automatiquement par des logiciels de comptabilité ou des solutions de gestion intégrée. Si vous dématérialisez vos factures, vous avez la chance de bénéficier de certains avantages. Ces derniers comprennent :
- la réduction du travail manuel ;
- la diminution des erreurs ;
- l’accélération du traitement des factures ;
- l’amélioration des flux de trésorerie.
Les avantages d’une facture électronique
La facturation électronique est simplement un processus dans lequel les factures sont générées, émises et stockées numériquement. L’objectif principal de cette méthode est d’aider les entreprises à fonctionner de manière plus sûre et plus efficace. Avec la facturation électronique, de nombreuses étapes inutiles sont supprimées du processus de facturation. Vous et votre client pouvez gagner du temps en utilisant un logiciel de facturation électronique en ligne.
Les factures électroniques rendent les fraudes quasiment impossibles, car leur authenticité est validée automatiquement sur la plate-forme officielle. En utilisant un logiciel de facturation en ligne, toutes les informations sont enregistrées sur une plateforme unique accessible de n’importe où et sur n’importe quel appareil. Vous pouvez obtenir une vue d’ensemble de votre facturation grâce à des rapports automatisés et à des analyses décisionnelles et analytiques.
Le processus de facturation peut être optimisé, ce qui facilite la tâche des agents. Cela contribuera à la réduction de votre charge de travail et du temps requis pour le paiement. Il est aussi très pratique de retracer des documents quand ceux-ci sont conservés sous forme digitale. Les documents enregistrés électroniquement sont plus sécurisés et moins sujets aux risques d’erreur que les enregistrements manuels. Le commerce peut être grandement amélioré et la concurrence loyale peut être facilitée avec le bon système de validation des factures. Cela limite également les possibilités de fraude. Les factures peuvent être établies en ligne de manière rapide et en temps réel. Les crédits de taxe sur les intrants peuvent donc faire l’objet d’un traitement plus rapide, ce qui offre une expérience plus satisfaisante pour vous et vos acheteurs.
